El Informe

Bienvenidos a la clase del tema el Informe, donde aprenderás sobre la realización de  un informe a partir del conocimiento general del tema y el procedimiento para realizar este tipo de producción textual

 

¿Qué es un Informe?

Figura 1. Tomado de: https://www.que.es/wp-content/uploads/2019/03/pasted-image-0-10-640x427.png

 

 

El informe refiere a una declaración, escrita u oral, que describe las cualidades, las características y el contexto de algún hecho. Se trata, pues, de una elaboración ordenada basada en la observación y el análisis. La finalidad de elaborar un informe es sumamente variable, aunque siempre presupone la eventual necesidad de poner en conocimiento de otros algo sucedido.

En el informe escrito debe primar el lenguaje formal e informativo, con una fuerte carga de objetividad derivada de la idea de que lo que se brinda allí se corresponde con la realidad, y podría ser utilizado para conocer a fondo hechos ya sucedidos, y anticipar lo que aún no ocurrió.

Fuente: https://concepto.de/informe/#ixzz6NPBlsrQh

 

¿Para qué sirve el informe?

Son registros planeados y formales de la información transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeación, implantación, control y problemas de decisión. Su intención es llegar a un conocimiento perfecto de la realidad de una empresa, agencia o institución sin que interfiera visión personal deformadora.

Un informe ordena, jerarquiza, organiza un conjunto de datos.

Da a conocer: hechos, resultados , etc.

Asuntos comprobables sobre una persona, de la vida diaria, situación de una empresa, una actividad, un estado, etc.

Recuperado de  https://es.slideshare.net/Vettely/1-redaccin-de-informes-caractersticas

 

Características del informe

 

Figura 2. Tomado de: https://bgbg.mx/wordpress/wp-content/uploads/2017/05/auditoria2.jpg

Conocer las características de un informe es fundamental para aprender a redactarlo correctamente y no incurrir en fallos inútiles. Para saber cómo hacer un informe, tendremos que tener en cuenta unas cuantas pautas y rasgos básicos de este tipo de escrito:

 

Claridad. Un informe, sea del tipo que sea, debe por ser entendido por cualquier persona con un nivel cultural medio. Una redacción sencilla y una estructura coherente entre las ideas expresadas será esencial para que un informe científico, por ejemplo, llegue al mayor número de público.

Redacción concisa y directa. Estrechamente ligada al punto anterior, la información que se dé a conocer en un informe deberá ser la estrictamente necesaria, aunque detallada.

Objetividad. Entre las características de un buen informe, esta ocupa un lugar especial, puesto que si todas aquellas interpretaciones que se vuelcan en el informe no están correctamente fundamentadas, no será válido, pudiendo perderse credibilidad y tiempo de trabajo.

La replicabilidad. Esto significa que, en cualquier modelo de informe, tan solo leyendo su contenido, el lector puede repetirlo y contrastar la veracidad de las conclusiones que se exponen.

Sobriedad. Dependiendo del tipo de informe que se esté trabajando, se deberá emplearse un lenguaje adecuado en su redacción, utilizando la terminología específica necesaria.

 

Estructura de un informe

 

Existen muchos modelos de informes, pero la estructura que siguen no suelen variar en exceso, aunque dependiendo de la disciplina se añaden elementos o se especifican ciertos partes del informe. Como mínimo, un buen informe debería comprender las siguientes partes básicas:

 

La portada. Se trata de la página inicial en la que se colocan el nombre del informe y los datos del autor.

El índice. En esta parte quedará señalada la estructura del informe y las partes que va a contener, además de las páginas totales.

La introducción. Es un breve texto en el que se especifica el objeto del que va a tratar el informe.

El cuerpo. Es la parte más densa, en la que se vuelca toda la información del tema que se trata.

Las conclusiones. Aquí es donde se pueden observar todos los resultados y respuestas.

La bibliografía. Al final del informe se señalan todas las fuentes de información consultadas para su realización.

Los anexos: Son toda aquella información que complementan los temas que se trató en un trabajo (imágenes, cartas, textos pequeños, gráficas, etc.) y normalmente vienen al final de un trabajo.

Recuperado de https://www.modelocarta.net/caracteristicas-de-un-informe.html

 

Tipos de Informe

 

 Por la materia que abarcan:

Científico: Es el instrumento empleado para comunicar los resultados de una investigación al resto de los componentes de una comunidad científica

Técnico: se desarrollan en organizaciones públicas o privadas.

De divulgación: destinado al público en general.

Mixto: destinado tanto a instituciones como al público en general.

 

Por la extensión que tienen

Breves o cortos: No debe pasar de ocho a diez cuartillas tamaño carta, a espacio y medio o dos espacios, escritas a máquina o computadora.

Extensos o largos: Son aquellos informes que exceden las 10 cuadrillas. Su extensión puede ir desde esta magnitud hasta la que requiera la materia informada. En realidad hay informes que pueden llegar a ocupar varios tomos.

 

Por las características textuales

Expositivos: expone o narra una situación tal como es, sin que intervenga ningún proceso analítico o interpretativo. No se incluyen conclusiones, recomendaciones o evaluación (dossier).

Analíticos: su objetivo es justificar una decisión o acción ya realizada o proyectada (propuesta o proyecto).

Interpretativo: sirve para aclarar el alcance de ciertos hechos. Cuando se evalúa a un empleado, está ante un informe de esta naturaleza, por los datos que ofrecen las hojas de asistencia, los reportes de comportamiento, estadísticas de su rendimiento para que la empresa adopte la decisión que proceda.

 Demostrativo: es esencial para probar determinados aciertos, es preciso conocer con exactitud la tesis que se pretende demostrar. Es necesario fijar una distinción entre, los hechos y su comentario, para que el lector no esté averiguando si se trata de un acierto en firme o una simple opinión.

Persuasivos: pretenden convencer al destinatario para que tome una decisión (plan de acción).

 

Por el tipo de información que se requiere transmitir:

Sobre el Desempeño: Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son periódicos, abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes. En lo fundamental, deben relacionar el desempeño, costos y tiempo con los planes y presupuestos.

Sobre el Avance: Estos informes suelen ser una característica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre cubre todas las tareas del proyecto. El avance de éste se describe señalando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluación del avance.

Orientados al Futuro: Esta clase de informes se ocupa del resultado de la investigación, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las organizaciones son comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, así como los pronósticos económicos, tecnológicos y de ventas. En las grandes compañías, quizá encontraremos entre otras cosas, pronósticos de los recursos y tendencias demográficas a nivel mundial.

 Solicitados de Investigación: Aunque no todo informe especial de investigación que soliciten los directivos puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de información puede ser proyectada. El diseño del sistema de información administrativa deberá proponer la estructura organizacional para llevar a cabo tal investigación.

 

En el Informe debe evitarse:

 

Falsear o exagerar los hechos.

Deformar los hechos, omitiendo algún pormenor.

Equivocar ciertos datos, términos o citas.

Hacer demostraciones matemáticas no convincentes.

Confundir los hechos, con las opiniones.

Incurrir en contradicciones.

Desarrollar en forma incompleta, algún punto.

Evite las frases largas y de gramática complicada.

Disponer secciones o párrafos en forma desordenada.

Repetir innecesariamente la misma palabra.

Abusar de tecnicismos.

Recuperado de:  https://es.slideshare.net/Vettely/1-redaccin-de-informes-caractersticas

 

Pasos para elaborar un informe

 

Figura 3. Tomado de: https://bubot.es/wp-content/uploads/2017/06/informe-de-resultados.jpg

 

1. Elige bien tu objetivo

Parecerá trivial comenzar desde aquí, pero el resultado que deseas obtener de tu informe es realmente el eje de todo. Entonces, antes de escribir una sola línea del informe, debes preguntarte a tí mismo: «¿Cuál es el objetivo que quiero lograr al establecer una relación como esta? ¿Cuál es el mensaje que quiero transmitir? «.

 

2. Ponte en el papel del destinatario

Esta sugerencia no solo es válida cuando se escribe un informe. De manera más general, vale la pena para cada vez que te sientes y escribas cualquier tipo de documento. Ponerse en los zapatos de tu destinatario es esencial: te ayuda a procesar la información contenida en tu informe, para hacerlo más comprensible.

 

 

3. Haz una lista de las cosas que necesitas escribir

Antes de escribir tu informe, debes saber qué temas tocar en él. En resumen: escribir un informe no tiene sentido si no sabes a dónde quieres ir y cómo. Coge una hoja y escribe en ella cuáles son los temas de la relación y el orden en que los toca. Se trata de elegir el tema a partir del cual comenzar, los temas centrales y los conceptos sobre los cuales construir el final de la relación.

 

4. Busca fuentes autorizadas

Escribir un informe significa ser lo más objetivo posible. De hecho, como ya se mencionó, este tipo de documento es el análisis de un hecho y no una historia creativa. Por lo tanto, tus fuentes deben ser confiables y objetivas. Debe mencionarlas en el texto de tu informe: en ellas deberá basarse la veracidad de los hechos que expone.

 

5. Escribe el texto del informe siguiendo una estructura precisa

Para escribir un informe eficaz, debes elegir y respetar una estructura determinada. Por lo tanto, debes comenzar tu texto con una breve introducción y continuar con la parte dedicada al análisis de los hechos. Luego, debes pasar a la síntesis, es decir, a la fase en la que interpretas lo que sucedió y obtienes las indicaciones útiles para el futuro. Finalmente, debes finalizar el texto del documento con las conclusiones. En ellos haces un balance de todo tu trabajo.

 

6. Se simple, claro y concreto

Para tu lector, tienes la obligación de ser extremadamente claro. Aquí hay algunos consejos sobre cómo ser más comprensible y, en consecuencia, sobre cómo escribir un informe que sea más efectivo:

 

7. Usa cuadros y tablas

Como ya se mencionó, escribir un informe significa exponer los hechos de una manera concreta. ¿Y qué es mejor para apoyar un hecho que un gráfico o una tabla? Por lo tanto, usa estos elementos para aclarar y dar aún más concreción a las cosas que escribes en tu informe.

 

 

8. Inserta fotografías e imágenes

Las imágenes y fotografías son mucho más intuitivas que las palabras. Esto también se aplica cuando se necesita escribir un informe. Por lo tanto, en tus informes, inserta fotografías o imágenes para documentar, aclarar y ejemplificar.

 

9. Formatea el texto del informe

• Escribir un informe también significa darle un aspecto agradable. Esto significa formatear tu texto de manera apropiada. Por ejemplo:
• Elige la fuente más adecuada para obtener la máxima legibilidad, tanto en el caso de que se imprima el documento, como en caso de que deba leerse en un monitor.
• Resalta las palabras y conceptos más importantes con negrita.
• Use listas numeradas y con viñetas para las listas de artículos.
• Divide el texto en bloques para evitar el desagradable efecto de que el texto es un muro.
• Elige un título efectivo: Un punto muy importante de escribir un informe es qué título darle al documento. El título debe ser absolutamente claro, debe decir lo que contiene el informe. No debes ser vago o usar juegos de palabras. Probablemente, el mejor momento para elegir el título es al final del informe, cuando el trabajo está terminado y todo está claro.

 

10. Usa los resúmenes

Si tu informe es largo, debe dividirse en capítulos. En este caso, se recomienda el uso de resúmenes. Un resumen es un texto breve, cien o doscientas palabras como máximo, que se coloca al comienzo de cada capítulo y explica al lector lo que encontrará en esa parte del informe.

 

11. Lee el documento cuidadosamente

La re-lectura de lo que se escribe es una fase importante de la redacción de un informe. Verifica especialmente que no haya errores de ortografía, gramática o sintaxis en el informe. También verifica que las oraciones estén lógicamente vinculadas entre sí. Además, el tema de cada oración siempre debe expresarse claramente.

Recuperado de https://okdiario.com/howto/como-escribir-informe-paso-paso-2443959

Figura 4. Tomado de: https://es-static.z-dn.net/files/de2/3fce35192685120042b0d089191073ed.jpg