La Organización de un evento deportivo o recreativo, permite materializar los proyectos (SUEÑOS) de nuestra organización. Pensar un evento hace necesario unificar los conocimientos de muchas personas, para lograr el objetivo propuesto y las necesidades de un publico objetivo.
Al organizar un evento debemos tener en cuenta: Tipo de evento, duración, publico objetivo, recursos, tiempo en el que se realiza, lugares, costos, expectativas.
Todo evento tiene características diferentes, nunca un evento se repite dos veces, así, lo hagamos varias veces.
DEFINICIÓN DE EVENTO DEPORTIVO
Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera esporádica y que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: Turística, de Infraestructuras, Económicas, Sociales, Deportivas, Políticas, etc.
¿QUÉ ES UN EVENTO DEPORTIVO?
Actividad que por su: Trascendencia social Público asistente Número de participantes Complejidad de medios e infraestructuras Dificultad organizativa
Necesita de unos requerimientos especiales para su desarrollo:
Estructura de Recursos humanos Tramites administrativos Apoyo económico Planes alojamiento y transporte Infraestructuras especiales Actos de protocolo Plan de difusión y Promoción Sistemas de acreditaciones Control accesos, seguridad, etc.
ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO
Ante todo deberíamos hacernos las siguientes preguntas:
¿Qué es lo que quiero organizar? ¿Para qué lo quiero organizar, con qué intención? ¿Cómo es? ¿Cuándo es? ¿Cuánto nos va a costar?
Una vez que hemos adoptado la decisión de llevarlo a cabo, debemos confeccionar una memoria descriptiva que contenga:
Una breve introducción que refleje las características generales del evento.
Los organismos que de alguna manera se van a ver implicados (instituciones públicas, asociaciones, federaciones y otras).
Determinar si existe algún tipo de condicionante que pueda afectar a la organización del evento (normativa, reglamentación).
Características técnicas del evento.
Necesidades en cuanto a infraestructuras.
Dato sobre patrocinio y colaboradores para confeccionar el presupuesto.
Necesidades en cuanto a personal.
ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA DETERMINAR LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO O RECREATIVO.
1.Definir el objetivo. Qué es lo que se quiere con el evento. 2.Definir el tipo de evento. (Deportivo, recreativo, académico, militar y demás) 3.Saber con que recursos contamos.(físicos-Financieros-Humanos). 4.Saber a donde lo haremos. 5.Definir hora y lugar. 6.Conocer características de asistentes o participantes.
BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO
ECONÓMICO
SOCIAL IMAGEN EXTERIOR. TURÍSTICO DEPORTIVO INFRAESTRUCTURA OTROS.
EVENTO DEPORTIVO
Es todo espectáculo deportivo o toda práctica de un deporte reconocido por el Estado Colombiano competitivo o no, que se realice en un escenario deportivo y que cuente con la presencia de público sin importar si se realiza con ánimo de lucro o no, sea de carácter nacional o internacional.
CLASIFICACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
Según la capacidad organizativa se pueden organizar: Grandes, medianos o pequeños eventos.
Grandes Eventos: Convocan un número importante de participantes o asistentes, muchas disciplinas deportivas o una sola de gran envergadura. Requieren de muchos recursos económicos, físicos y humanos, además de un alto numero de personal de apoyo. Ej. Juegos Olímpicos, mundiales de fútbol. Medianos eventos: Eventos de característica local, convocan un número de participantes o asistentes. Ej. Juegos departamentales, juegos intercolegiados. Festivales escolares. Juegos de Integración Ciudadana.
Pequeños eventos: Evento de carácter barrial o comunitario, convocan un número determinado de personas. No requieren mucha infraestructura, y poco apoyo y recursos. Ej.: Torneo barrial, ciclo vía barrial, aeróbicos comunitarios.
GRANDES EVENTOS
Antes de aceptar un evento o comprometerse con el mismo se deben considerar los siguientes aspectos:
Objetivos.
Infraestructura (física y técnica).
Confirmación y solicitud de sede.
Diagnostico.
Organización (nombramiento de comités y comisiones)
MEDIANOS Y PEQUEÑOS EVENTOS
Se hace necesario considerar los siguientes aspectos Objetivos:
Deportivos Mejorar representación Técnicos: Mejorar infraestructura. Financieros invertir fondos. (Conseguir fondos). Diagnostico: Infraestructura. Participantes. Financiación. Recursos (Humanos-administrativos técnicos-materiales). Tiempos: Horas y días. Sistemas de juego. Comités y Comisiones (Según necesidades).
ORGANIZACIÓN DEFINICIÓN: Stephen Robbins (1996) Como una unidad social conscientemente coordinada, compuesta por dos o más personas, que funcionan relativamente en forma continua para alcanzar una meta o conjunto de metas comunes. March y Simon (1958) afirman que las organizaciones son un ensamble de seres humanos que interactúan y ellas son los mayores ensambles de nuestra sociedad que tienen algún sistema de coordinación central.
La palabra organización tiene tres acepciones; la primera, etimológicamente, proviene del griego órganon que significa instrumento. otra como una entidad o grupo social. Y otra más que se refiere a la organización como un proceso.
ORGANIZAR: Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de una organización o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación. “Coordinar de forma planificada las actividades de un grupo de personas, para procurar el logro de un propósito común, a través de la división de trabajo y funciones, y a través de una jerarquía de autoridades y responsabilidades”. (Martín, 2002)
ORGANIZACIONES DEPORTIVAS: Es toda persona jurídica reconocida por el Estado Colombiano a través de los órganos competentes respectivos.
DIRIGENTE DEPORTIVO: Es toda persona natural que tenga bajo su responsabilidad deportiva o administrativa, cualquiera entidad u organización deportiva debidamente reconocida por el Estado Colombiano por medio de la autoridad competente respectiva.
DEPORTISTA:Se reconoce como tal a toda persona, hombre y/o mujer que se encuentre inscrito debidamente bajo los parámetros establecidos para tal efecto, ante un Club Deportivo o Federación Deportiva y que tomen parte de una disciplina deportiva.
PÚBLICO: Es la presencia de dos o más espectadores dentro y en los alrededores de cualquier escenario público deportivo con motivo de un espectáculo deportivo.
ORGANIZADOR: Se entiende por tal a los dirigentes, empresarios, empleados o dependientes de las entidades que tengan bajo su cargo la organización, promoción y control de cualquier tipo de espectáculo deportivo.
PROTAGONISTAS: Se entiende por tal a los deportistas, técnicos, árbitros y todos aquellos cuya participación es necesaria para la realización del espectáculo deportivo de que se trate.
BARRAS ACTIVAS: Aquellos grupos masivos ubicados en forma estratégica dentro de los escenarios deportivos que de alguna manera adquieren un comportamiento a través de gestos, canciones, pancartas y acciones personales o de grupo. Son grupos de hinchas que no pertenecen a alguna agremiación, denominadas también barras independientes.
BARRAS PASIVAS: Aquellos grupos masivos de espectadores que se encuentran organizados a través de asociaciones debidamente reconocidas.
CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS:
Es la asociación de personas reguladas por un conjunto de normas en función de un fin común. Los eventos se caracterizan por la “unicidad” significa que no son actividades rutinarias y que cada evento es diferente a otros, aunque pueda tratarse de un mismo tipo de evento. Por ejemplo, aunque los campeonatos mundiales de atletismo siguen unas mismas pautas de organización, una edición difiere de la otra por el lugar de celebración, el número de participantes, las fechas de celebración, etc.
Los eventos incluyen elementos intangibles y elementos tangibles.
Los primeros corresponden al producto principal del evento, por ejemplo la emoción de una competición. Los elementos tangibles son productos complementarios de los primeros, como por ejemplo, los productos de merchandising. Los eventos requieren de elementos tangibles como elementos que generan opinión pública y que contribuyen a la creación de la memoria del evento (Moragas; Moreno; Kennett, 2003).
TIPOS DE EVENTOS EVENTOS EMPRESARIALES:
Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios:
– Ferias – Congresos. – Convenciones. – Exposiciones. – Seminarios. – Visita de Ejecutivos. Lanzamientos de productos. – Conferencias de Prensa. – Talleres – Salones de exposiciones
– Extranjeros a la Empresa. – Inauguraciones. – Aniversarios de Empresa. – Family Day.
– Desayunos de trabajo. – Almuerzos de Trabajo. – Cena de Trabajo.
– Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad)
– Encuentras de negocios. – Fiesta de Logros de Objetivos. – Incentivos para Fuerzas de Ventas.
– Eventos de integración. – Al aire libre. – Concientización de Nuevos Objetivos. – Lanzamiento de Planes. – Eventos Recreativos. – Jornadas de Capacitación. – Cambio de Autoridades y demás.
1.- Rueda de negocios: Concentración entre la mayor parte de personas con intereses comunes, donde uno representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el interés de cada parte y les fija una cita. Habitualmente se realizan en el marco de congresos, y exposiciones con exposiciones paralelas.
2.- Workshop: Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión. Es en ámbito dialogado y de intercambio informativo, entre colegas. Se impuso en turismo y se extendió a otros campos.
3. – Desayuno de trabajo: Reuniones para tratar un tema predeterminado. 2hs aprox. Se intercambian ideas, dirigidas por un modelador, es un trabajo en equipo distendido.
4.- Asambleas: Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o económicos. Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de decisiones.
Asambleas ordinarias: aprobación de balances, presupuestos, etc.
Asambleas extraordinarias: aprobación especial del tema. Cuando la resolución no esta prevista en el estatuto.
5.- Reuniones de lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de productos y servicios.
6.- Cursos de capacitación y motivacionales para público interno o mixto.
EVENTOS ESCOLARES-ACADÉMICOS: – Inicio del ciclo lectivo. – Cierre del ciclo lectivo. – Fiestas Patrias. – Torneos y Encuentros Deportivos. – Festivales. – Ferias. – Certámenes. – Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados. – Reunión de ex-alumnos. – Aniversario de la Institución – Fiesta de Graduación – Seminarios, Simposios. – Charlas. – Grados.
Principales Eventos Académicos: Los eventos académicos son el conjunto de actividades de carácter profesional, artístico o técnico que implica algún tipo de enseñanza o capacitación.
1.– Congreso: Reunión periódica que nuclea a miembros de una asociación, organización o entidad para debatir cuestiones previamente asignadas. Prevé tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y los temas a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y las condiciones; y la etapa final, en la que se informan los resultados alcanzados. Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias paralelas y finaliza con una ceremonia de clausura.
2.- Simposio: Reunión de especialistas, profesionales e idóneos con el propósito e abordar materias de su particular interés. Cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de un tiempo para disertar de entre 20 y 45 minutos aproximadamente, es una buena oportunidad para que el público, una vez finalizada la actividad, posea una visión integrada de la materia tratada.
3.- Seminario: Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional distinguido, relevante, con los discípulos o con los profesionales en etapa de perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigación o análisis sobre determinados temas o issues propios de la actividad. La duración es relativa (puede ser de 1, 2 o más días) Se puede integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de un congreso.
4.- Jornadas: Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los profesionales disertantes. Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos de trabajo para experimentar sobre el tema tratado a través de talleres o work shops. Cada tema en 1 jornada y 1 día, o sea disertación, debate y conclusiones en un mismo día.
5.- Foro: Participan todos los presentes de una reunión. Generalmente constituye la parte final de simposios o mesas redondas. Está dirigido por un coordinador, que permite la libre expresión de ideas supervisando las intervenciones y los tiempos.
6.- Debate: Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusión grupal e informal de aprox. 60 minutos con un coordinador que ordena las disertaciones y modera el debate. Ideal para grupos pequeños 15 personas. aprox.
7.- Panel: Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema determinado. Moderador coordina la sesión de una hora y luego los disertantes pueden sintetizar sus ideas. El público puede realizar consultas a los panelistas.
EVENTOS CULTURALES: – Festivales. – Actos Culturales. – Conmemoraciones. – Espectáculos artísticos. – Muestras de arte. – Inauguraciones de Centros Culturales. – Fiestas de Colectividades. – Presentación de un libro. – Presentación de una Obra. – Espectáculos callejeros. – Exposiciones. – Congresos. – Ferias. – Concursos. Mesas de debate.
EVENTOS POLÍTICOS: – Lanzamiento de Campaña. – Nombramiento de Funcionarios. – Debates. – Congresos. – Cierre de campaña. – Reuniones de trabajo. – Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas. – Eventos a beneficio. – Inauguraciones. – Firmas de Acuerdo. – Actos Conmemorativos. – Viajes políticos. – Recepciones diplomáticas. – Distinciones. – Entrega de premios, diplomas. – Homenajes y Reconocimientos. – Cenas de Gala. – Conferencias de prensa.
Visitas; participación en ferias y otras actividades. Son medios para la integración social. Se organizan fiestas, excursiones, eventos deportivos, caminatas y más. También actividades de promoción social, eventos para la divulgación de información sobre adicciones, alcoholismo y sus riesgos.
EVENTOS EN EL CAMPO: Sociales: casamiento, cumpleaños, días de campo para grupos, reuniones familiares, aniversarios. Empresariales: aniversarios, fiestas de fin de año, presentación de productos, reuniones de trabajo, seminarios de capacitación, cierre de congresos y convenciones, family day, recepciones de ejecutivos extranjeros, agasajos a la prensa.- Recepciones diplomáticas. – Día de campo para colegios.
EVENTO DEPORTIVO CARACTERÍSTICAS Es tensionante, produce stress, es determinado. el éxito es limitado. normatividad rigida. Obligatorio. Exige preparación de los participantes. Dignificante – compensatorio. Frustrante. es de grandes responsabilidades
EVENTO RECREATIVO CARACTERÍSTICAS Es lúdico. Informal. Constructivo. permite fácil integración. es relajante. su normatividad es flexible. Puede ser mixto (recreo-competitivo). ofrece muchas posibilidades de éxito. Voluntario. es motivante y estimulante. Un evento es ante todo una herramienta de gestión táctica del área Marketing y de Relaciones Públicas de una empresa o institución. Es decir importa beneficios tanto sea para la prosecución de los objetivos comerciales como para los comunicacionales e institucionales. Asimismo, por la naturaleza de los temas con lo que trabaja -imagen, vinculación con los públicos, negocios- , posee claras connotaciones estratégicas, de forma tal que un evento reporta una serie acciones que impactan en las metas organizacionales de corto, mediano plazo y largo plazo.
A través de un evento se puede conseguir llamar la atención, despertar interés y movilizar a toda o a una parte de nuestro público blanco (Target Group) sobre novedades de empresas, productos o servicios, sobre una innovación o mejora en los procesos de fabricación, distribución, comercialización etc., sobre el reciente o inminente lanzamiento de un producto o servicio, sobre algunos aspectos de nuestra organización menos promocionados o conocidos y que son dignos de ser puestos a la consideración del público.
Un evento es una excelente oportunidad para tomar contacto directo y personalizado con una parte de nuestra audiencia objetivo, para afianzar lazos y vínculos y para transmitir determinados conceptos y valores como ser cordialidad, calidez en el trato, interés por nuestros públicos, organización y profesionalismos y muchos otros.
Asi mismo, a través de un evento se puede trabajar para perfeccionar la imagen institucional que en la mente de los públicos se va articulando. En ocasiones un evento representa la posibilidad de interactuar con los públicos en un plano transversal al que lo hacemos habitualmente.
Queda dicho entonces que a través de un evento se pueden alcanzar múltiples propósitos. Un evento nos acerca la posibilidad de fortalecer nuestra realidad institucional y promover nuevas formas de relacionamiento con nuestro Target Group. A partir de un evento podemos, inclusive, incrementar nuestra cartera de clientes o podemos iniciar un proceso para lograrlo. A diferencia de otras herramientas de comunicación y marketing, un evento nos abre una puerta para contactar en tiempo real a clientes potenciales muy difíciles de persuadir, a los que hemos intentado abordar a través de múltiples acciones: publicidad, marketing directo, e-mail marketing, fuerza de venta, etc., y todas han resultado infructuosas.
A su vez, un evento puede resultar una unidad funcional a los negocios existentes en nuestra empresa o puede representar una unidad de negocios en sí misma. La organización de diferentes tipos de eventos, manejada profesionalmente, puede ser un negocio muy rentable.
La decisión de realizar un evento, entraña además una serie de amenazas pues toda vez que nos exponemos estamos sujetos a la crítica de los diferentes públicos afectados por la acción, que evaluarán la calidad y profesionalismo de lo organizado, de manera tal que todas las ventajas que pudieron alcanzarse a través de un evento bien organizado, pueden licuarse a la luz de un evento con serias deficiencias organizativas. Hay evidencia suficiente sobre empresas que han perdido clientes importantes, que han perdido posicionamiento de imagen y consideración pública y que han tenido repercusión negativa en los medios entre otras posibles consecuencias disfuncionales.
